العلاقة بين إدارة الأملاك وإدارة المرافق علاقة تكاملية فكلاهما يسعيان في ذات الطريق باختلاف المسؤوليات، وكلاهما يهدفان لجودة وكفاءة الممتلكات العقارية، فإدارة الأملاك يُقصد بها العملية التشغيلية للممتلكات العقارية، والإشراف عليها، وتطرقنا بإسهابٍ في إحدى المقالات عن كُل ما تحتاج إلى معرفته حول إدارة الأملاك، وفرصها وأنواعها. بينما العملية المعنية بتنسيق الأعمال بين المباني والأفراد هي ما تُسمى بإدارة المرافق، وتحدثنا في مقالةٍ سابقة عن ماهية إدارة المرافق و طريقة تأسيس شركة إدارة المرافق، ولعلنا في هذه المقالة نبرز أهم الفروق بينهما من نواحٍ عدة:

مهام إدارة الأملاك والمرافق

يقع على عاتق كُلٍّ من الإدارتين مهام مُختلفة؛ فإن مدير الأملاك له دور هام يشمل أنشطة التأجير والتسويق في حين أن مدير المرافق يرتكز دوره على المستفيدين الحاليين الذين يكونون عادةً مقيمين. ونفصل مهام كُلًا من الإدارتين كالآتي:

أبرز مهام إدارة الأملاك

• فحص المستأجرين.

• صياغة عقود الإيجار وتوقعيها وتجديدها.

• تحصيل الإيجار من جميع المستأجرين. 

• جدولة الإصلاحات اللازمة للممتلكات.

• إعداد الميزانيات والالتزام بها لصيانة الممتلكات. 

• فهم القوانين واللوائح الحكومية الوطنية للمالك والمستأجر.

• التسويق للعقار من خلال الإعلان عنه.

• الإشراف على الموظفين.

• التعامل مع الضرائب.

• إدارة سجلات القوائم المالية للعقار.

• إعداد التقارير الدورية عن حالة العقار.

أبرز مهام إدارة المرافق

• ضمان عمل المرافق الأساسية.

• إعداد الوثائق لطرح المناقصات للمقاولين.

• التحقيق في توافر وملاءمة الخيارات للمباني الجديدة.

• حساب ومقارنة تكاليف السلع والخدمات المطلوبة لتحقيق أقصى استفادة.

• بناء خطة التنمية المستقبلية بما يتماشى مع أهداف العمل الإستراتيجية.

• توجيه وتنسيق وتخطيط الخدمات الأساسية مثل الاستقبال والأمن والصيانة.

• الإلمام بأنظمة الكمبيوتر لاستخدام المرافق وإدارتها.

• إدارة المشاريع وتحديد الاحتياجات، وتحديد الأولوية بشكل فعّال.

• إدارة السلامة والصحة المهنية.

• الاستجابة بشكل مناسب لحالات الطوارئ والتعامل مع الأعطال.

• تقييم إدارة المخاطر مع وضع مقترحات تنفيذية للإصلاح والتطوير.

التحديات بين إدارة الأملاك وإدارة المرافق

تواجه إدارة الأملاك تحديات كثيرة، ومن أهمها إيجاد المستأجر المثالي، الذي يعين في نجاح الاستفادة العقارية، وتحقيق أفضل العوائد، كما أن هناك عدد من التحديات الأخرى منها:

• صعوبة تنظيم العمليات مع زيادة العقارات.

• صعوبة تحسين تجربة المستأجر.

• تكاليف العمليات والتشغيل.

• تقلبات السوق والاقتصاد.

• نقص المهارات والتدريب.

وأكثرُ الحلولِ لتلك التحديات هي توفر  المؤهلات الأساسية لشاغل منصب مدير الأملاك.

وبالنسبة لإدارة المرافق ففي بعض الأحيان نلاحظ تجاهل المالك سواء فرد أو شركة للدور الهام الذي تقوم به إدارة المرافق، بدافع تقليص المصروفات لزيادة الأرباح، وعندها يدفع ثمن ذلك التجاهل، وهنا يكمن التحدي الأكبر في إثبات أهمية إدارة المرافق، كما أن هناك تحديات أخرى تواجهها ومن أهمها:

• قلة خبرة العاملين بالطرق الحديثة لإدارة المرافق.

• نقص أعداد الكوادر الفنية المؤهلة للعمل بإدارة المرافق.

• استخدام كوادر غير مؤهلة يشكل عبئًا ويقلل من فرص النجاح.

• عدم وجود أنظمة المرافق المحوسبة.

• تحمل ضغط العمل الكبير مع الحفاظ على نتائج العمل.

• نقص قطع الغيار.

ومن أهم الحلول التي تساهم في مواجهة التحديات المذكورة هي إجراء الصيانة الوقائية بشكل دوري، وأتمتة صيانة المرافق اعتمادًا على التقنية والذكاء الاصطناعي خاصة فيما يتعلق بالجزء الأمني. كل ذلك يجعل العمل منظمًا، ويحسن من كفاءة المنشأة.

المرئيات المُستقبلية في إدارة المرافق

قال سمو ولي العهد: "الفكرة ليست إعادة هيكلة الاقتصاد، بقدر ما هي انتهاز الفرص المتاحة"، وتشكل فرص الاستثمار العقاري في المملكة ركيزة أساسية في مستقبل المملكة العربية السعودية ونمو اقتصاده.

كما أعلن الرئيس التنفيذي للهيئة العامة للعقار أن الهيئة ستصدر أول تشريع عقاري لإدارة المرافق خلال الربع الأول من عام 2024 مبينًا أهمية إدارة المرافق في تطوير القطاع العقاري وحوكمته؛ ليكون قطاعًا حيويًا وجاذبًا، ومحفزًا لوجود الموثوقية والشفافية في كافة الأنشطة العقارية، وقد اعتمدت جمعية الشرق الأوسط لإدارة المرافق (ميفا)، برنامجًا شمل عدد من الورش المتخصصة، وجلسات تتمحور حول أحدث التوجهات في القطاع العقاري، وغيرها من المواضيع التي تساهم في رؤية ومستقبل المملكة العربية السعودية.

العلاقة مع اتحاد المُلَّاك

لا يمكننا الحديث عن إدارة الأملاك وإدارة المرافق دون التطرق إلى اتحاد المُلّاك، فهو كيان داخلي له دور هام في خلق بيئة متعايشة ومستدامة، والتعاون مع كل مُلَّاك الوحدات ذات الملكية المشتركة؛ ويهدف ذلك إلى سهولة التواصل فيما بينهم، كما تتيح منصة مُلَّاك تنظيم خدمات إدارة المرافق والأجزاء المشتركة، 

وأعلنت الهيئة العامة للعقار عن تسجيل المنصة لأكثر من مليون عملية وخدمة منذ تأسيسها وحتى الآن، مما ساهم ذلك في حفظ الحقوق، وعزز ثقافة التعايش المشترك.

يمكننا القول إن الفروق جليّة بين إدارة الأملاك وإدارة المرافق، ولكنهما يشكلان عنصرًا هامًا في تحقيق النجاح العقاري، والعلاقة الإيجابية بينهما تعزز في بناء مستقبلٍ مزهرٍ لهذا المجال.