إن التعاقد مع مدير الأملاك في العقارات التجارية يعد خطوة حاسمة لضمان إدارة ناجحة ورابحة للعقارات، فمن خلال اهتمامنا بالعوامل المهمة قبل التعاقد، يمكننا تجنب المشاكل المحتملة وضمان تحقيق أهداف الاستثمار المرجوة. 

فينبغي أن يتم اختيار مدير الأملاك بعناية، والتحقق من خلفيته وكفاءته، والتأكد من توافر المهارات اللازمة للقيام بالمهام المطلوبة، وأهمية وجود عقد واضح ومحدد يحدد المسؤوليات والحقوق والالتزامات لكل طرف، يمكننا تجنب الخلافات والتحديات المحتملة في المستقبل. 

خصائص إدارة الأملاك التجارية 

قد تلاحظ في العنوان أننا خصصنا الموضوع حول إدارة الأملاك التجارية، وهذا مقصود لأنه ليس بالضرورة أن ينجح مدير الأملاك الذي يعمل في القطاع السكني حين يعمل في إدارة العقارات التجارية. وهذا الخلط موجود اليوم في ممارسات إدارة الأملاك أفرادًا وشركات.

علاقة بالتجار والشركات

حيث إن أول مهام مدير الأملاك استقطاب مستأجرين وتقليل الشواغر في العقار، فإن أهم خصائص مدير الأملاك المتخصص في العقارات التجارية أن يكون صاحب علاقة بالتجار والشركات. إن وجود شبكة واسعة من هذه العلاقات سيجعل مهمة إشغال العقار سهلة وميسرة، وذلك على عكس العقار السكني الذي ليس بالضرورة أن يتطلب علاقات شخصية.

معرفة بالقوانين التجارية والبلدية

إن إبرام عقد التأجير ليس نهاية المطاف، وإنما بداية الرحلة التي يتمنى كل طرف أن تطول وتكون بأفضل ما يمكن من ظروف. ولكنها في الواقع مليئة بالمفاجآت. من المعروف أن بعض الأنشطة التجارية لها اشتراطات خاصة، من تراخيص، وعدد مواقف، فماذا لو أبرمت عقد الإيجار ثم اكتشف المستأجر أنه لا يُسمح له بمزاولة النشاط وفق الأنظمة، فبالتأكيد سيتحمل التكاليف التي أنفقها، وستكون أنت أيضا ممن يدفع جزءا من هذه التكلفة بالإضافة إلى خسارة الوقت الذي قد يكون عدة شهور. معرفة مدير الأملاك بالأنظمة والتراخيص ستكون أسلوب وقاية يحميك من خسائر لم تحسب حسابها، ويجعله يختار المستأجر المناسب للمكان. الأمثلة لتلك الأنظمة كثيرة، منها مثلا عدد المواقف المطلوبة للسيارات، وحجم اللوحات وطريقتها إلخ من أمور قد تؤثر على التعاقد.

مواكبة لتطلعات الشركات

غالبا تكون احتياجات العميل التجاري مختلفة لما يطلبه المستأجر السكني، فالأول يتحدث عن فترة سماح، وغالبا سيحتاج للترميم وبعض الأعمال الديكورية، وقد يسأل عن التأسيسات في المبنى خاصة فيما يخص توصيلات الاتصالات، كما أنه قد يناقش في بند المُدد، وضابط الاتصال في وصاحب الصلاحية في العقد والوسيلة المعتمدة للتواصل، وربما يتوقع وجود خدمات مساندة في المبنى ضمن عقد الإيجار،  كما أن خيار رفع الدعوى في المحكمة وارد عند أي نزاع. هذه الأمور ينبغي أن تكون حاضرة لدى مدير الأملاك في العقار التجاري، لتحقيق سلاسة في الإجراءات تسرع من عملية التأجير وكسب العملاء

عوامل يجب أخذها بعين الاعتبار قبل التعاقد  مع مدير الأملاك

حين تجد الشركة المناسبة لإدارة عقارك التجاري، فهناك عدة نقاط وعوامل يفضل أخذها بعين الاعتبار، تشمل هذه النقاط مايلي: 

وضوح البنود المشمولة في إدارة الأملاك 

التأكد من وضوح مهام إدارة الأملاك في هذا الصدد و تحديد المهام التي سيقوم بها ، مثل التأجير وإدارة العقود والصيانة وجمع الإيجارات والتسويق العقاري وغيرها. يجب التأكد من توفر مجموعة شاملة من الخدمات التي تلبي احتياجات المستثمر.

مهارات التواصل الفعال 

يجب التحقق من مهارات التواصل والتعاون لدى مدير العقار، كما ينبغي أن يكون قادرًا على التعامل بفعالية مع المستأجرين والملاك وفرق الصيانة والمقاولين وأطراف أخرى ذات صلة.

التحقق من اتباع المدير لممارسات شفافة في إدارة العقارات وتقديم تقارير دورية وشاملة بشأن حالة العقارات والإيرادات والمصروفات. يجب أن يتيح ذلك للمستثمر متابعة أداء العقارات واستخلاص البيانات الهامة لاتخاذ القرارات الاستثمارية الصحيحة.

وجود السمعة الجيدة 

التحقق من خلفية مدير العقار والتأكد من أنه لديه الخبرة والمعرفة اللازمة في إدارة العقارات التجارية. قم بمراجعة سجله المهني والتحقق من أنه لديه سجل حافل في مجال إدارة العقارات التجارية.

ينبغي التحقق من توفر مراجعات من العملاء السابقين أو المستأجرين الحاليين للمدير المحتمل. يمكن البحث عن تقييمات وآراء الأشخاص الذين عملوا معه سابقًا للحصول على فهم شامل لأدائه

تحديد الصلاحيات الممنوحة 

يجب تحديد حقوق المدير في الوصول إلى العقارات وتفاصيل الصلاحيات الممنوحة له، مثل التفاوض على العقود وتوقيعها نيابة عنك كمالك للعقار.

يجب تحديد المسؤوليات والالتزامات المترتبة على مدير الأملاك، مثل الإبلاغ عن أي مشاكل أو أضرار تحدث في العقارات، والالتزام بقوانين ولوائح العقارات المحلية.

مؤشرات ينبغي الانتباه لها عند مدير الأملاك

كما هناك أمور يجب مراعاتها وأخذها بعين الاعتبار هناك مؤشرات يجب تجنبها فور ملاحظتها على مالك العقار ، منها:

تاريخ عقاري سيء

عندما يكون لدى المدير المحتمل سجل سيء في الإدارة العقارية أو خبرة ضعيفة في هذا المجال، فهذا يعتبر مؤشرًا خطيرًا. في هذه الحالة، ينبغي إجراء تحقيق دقيق للتأكد من قدرته على إدارة العقارات بشكل فعال. 

ضعف التواصل وسرعة الاستجابة

يعتبر التواصل الجيد والاستجابة السريعة للاستفسارات والمخاوف أمرًا حاسمًا في إدارة العقارات لأغراض تجارية؛ لذلك في حالة ظهور سوء التواصل وعدم الاستجابة من قبل المدير المحتمل للاستفسارات والمخاوف، يمكن أن يكون ذلك مؤشرًا على عدم الاهتمام بالتفاصيل الهامة وعدم القدرة على التواصل الفعال مع المستثمرين. 

إفشاء المعلومات وعدم الشفافية

 إذا كان المدير المحتمل يظهر عدم الشفافية في التعاملات المالية أو عدم النزاهة في إفشاء المعلومات المهمة، فهذا يشكل تهديدًا لمصلحة المستثمرين.

تعارض المصالح الشخصية

يجب أن يكون المدير ملتزمًا بوضع مصلحة الملاك والمستثمرين كأولوية وأن يتجنب أي تصرف يتنافى مع ذلك، فإذا كان المدير المحتمل يمتلك مصالح شخصية أو مهنية تتعارض مع مصلحة المستثمرين، كالاستفادة الشخصية على حساب العقارات التجارية التي يديرها، فهذا يعتبر مؤشرًا خطيرًا.

ختامًا،  بالاهتمام بتلك الجوانب واتخاذ الاحتياطات اللازمة، يمكننا بناء علاقة تعاونية ناجحة مع مدير الأملاك وتحقيق النجاح والاستقرار في إدارة عقاراتنا التجارية. يُنصح بمراجعة محامٍ أو مستشار قانوني للإطلاع على العقد والتأكد من ضمان صحة وشرعية شروط التعاقد وتوافقها مع القوانين.