تعد عقود صيانة وإدارة المرافق من الفرص التجارية الواعدة، حيث تسعى الشركات والأفراد إلى الحفاظ على ممتلكاتهم في حالة جيدة وكفاءة عالية. ومع ذلك، فإن المنافسة على هذه العقود يمكن أن تكون شرسة، لذلك من المهم أن تضع خطة إستراتيجية للفوز بها. ولا ننسى في بداية كل أمر أن حسن التدبير يزيد من حجم الفرص، ومن ذلك الدراية الواسعة بمجال إدارة المرافق وأنظمتها، بما في ذلك أحدث الممارسات والتقنيات، وبناء سجل تجاري قوي السمعة في السوق، وتقديم عروض تنافسية ومتكاملة في إبراز الخبرة والكفاءة في خدمات الصيانة وإدارة المرافق التي تقدمها الجهة. كما يمكن البحث عن فرص عقود الصيانة وإدارة المرافق من خلال المناقصات العامة والشراكات مع الشركات ذات الصلة
تعد عقود صيانة وإدارة المرافق من الفرص التجارية الواعدة، حيث تسعى الشركات والأفراد إلى الحفاظ على ممتلكاتهم في حالة جيدة وكفاءة عالية. ومع ذلك، فإن المنافسة على هذه العقود يمكن أن تكون شرسة، لذلك من المهم أن تضع خطة إستراتيجية للفوز بها.
ولا ننسى في بداية كل أمر أن حسن التدبير يزيد من حجم الفرص، ومن ذلك الدراية الواسعة بمجال إدارة المرافق وأنظمتها، بما في ذلك أحدث الممارسات والتقنيات، وبناء سجل تجاري قوي السمعة في السوق، وتقديم عروض تنافسية ومتكاملة في إبراز الخبرة والكفاءة في خدمات الصيانة وإدارة المرافق التي تقدمها الجهة. كما يمكن البحث عن فرص عقود الصيانة وإدارة المرافق من خلال المناقصات العامة والشراكات مع الشركات ذات الصلة
قبل أن تبدأ في تقديم عروضك، من المهم أن تفهم جيدًا من هو عميلك المستهدف. ما هي احتياجاته؟ ما هي أولوياته؟ ما هي ميزانيته؟ ما حجم ونوع شركته؟ وما أبرز الخدمات التي سيحتاجها منك؟ هل عمليك منشأة لها احتياجات خاصة كالمنشآت الطبية أو العسكرية مثلا؟
تخيل بأنك شركة صيانة وإدارة مرافق ترغب في الفوز بعقد مع شركة عقارية كبيرة. تحتاج إلى فهم احتياجات هذه الشركة، مثل نوع العقارات التي تمتلكها، وحجمها، وعدد المستأجرين فيها، وميزانيتها المخصصة للصيانة.
بمجرد أن تفهم العميل المستهدف، وتجيب على الأسئلة السابقة، يمكنك أن تبدأ في تطوير عروضك بطريقة تلبي احتياجاته وتتوافق مع أولوياته.
قنوات الوصول كثيرة لكن ما عليك معرفته تحديدًا، هو أين يتمركز عملاؤك في هذه القنوات؟ ومن هذه القنوات التي تصلك إلى العملاء المحتملين لعقود صيانة وإدارة المرافق، المنصات الإعلامية المتخصصة والإعلان فيها، والمشاركة في المعارض التجارية، أو التواصل مباشرة مع الشركات والأفراد.
أيضًا من المهم وجود موقع إلكتروني وأساليب تواصل حديثة للشركة، كما أن الحملات التسويقية عبر وسائل التواصل الاجتماعي المستهدفة للشركات والأفراد قد تكون أحد حلول الوصول. من المهم أن تختار الطريقة المناسبة للوصول إلى عملائك المستهدفين، وأن تحرص على أن تكون رسالتك واضحة ومختصرة وسهلة الفهم.
كما ذكرت سابقًا معرفتك بعميلك تشكل فرقًا عند إعدادك عقد إدارة مرافق ناجح، لكن هناك أساسيات يجب توفرها في كل عقود إدارة المرافق، وهي كالتالي:
ويتضمن هذا القسم المعلومات الهامة مثل:
الأطراف
نطاق الخدمات ووصفها
معايير الخدمة
أسعار الخدمات وشروط الدفع
مدة العقد وكيفية التجديد
وهنا تستطيع إبراز المزايا التنافسية التي تميزك عن نظرائك في السوق ويتضمن ذلك:
نطاق العمل ومواعيد التنفيذ.
العمل في حالات الطوارئ.
سياسة السلامة.
خبراتكم السابقة.
قيمة إضافية تقدمونها للعميل.
الأدوات والتقنيات المستخدمة.
توثيق أعداد المخزون والموارد المادية والبشرية المستعملة.
لا شك لكل علاقة تعاقدية مخاطر قانونية يجب التنبه لها وتدوينها بشكل واضح وفعال.
تقييم المخاطر.
مسائل التأمين .
الإطار القانوني والامتثال الزماني والمكاني.
توضيح الأعمال التي لا تدخل ضمن نطاق العمل.
توضيح حدود المسؤولية في الأعمال التي تتداخل مع مزودي خدمات آخرين.
قنوات التواصل وأوقات عمل الخدمات.
تحديد أعضاء الفريق الذين يتواصل معهم العميل بحسب نوع التواصل.
تختلف المزايا التي يمكن أن تقدمها فمن الممكن أن تكون هذه المزايا ذات طبيعة فنية، مثل استخدام أحدث المعدات أو التقنيات، أو ذات طبيعة إدارية، مثل تقديم تقارير مفصلة عن حالة المرافق، أو ذات طبيعة تجارية، مثل تقديم أسعار تنافسية، أو مزايا تشغيلية مثل خدمات التعطير، أو تجهيز المكان في أيام المناسبات الوطنية.
كما يمكنك تقديم ضمان على جميع خدماتك، أو تقديم خدمة عملاء على مدار 24 ساعة، أو استخدام أحدث تقنيات الصيانة. وتذكر بأن الشركات التي تقدم ضمانًا على خدماتها تفوز بعقود أكثر من الشركات التي لا تقدم ضمانات.
فيما يلي بعض الأمثلة على المزايا التنافسية التي يمكنك تقديمها:
الخبرة: إذا كان لديك خبرة طويلة في مجال صيانة وإدارة المرافق، فهذه تعد ميزة تنافسية كبيرة.
الكفاءة: لأن تقديم الخدمات عالية الجودة بأسعار تنافسية يجعلك محط أنظار للعميل.
الالتزام: الالتزام بتقديم خدمات عالية الجودة وتقديم خدمة عملاء ممتازة، يترك انطباعًا جيدًا لدى العميل ويجعله أكثر عرضة للتعاقد معك مرة أخرى.
بالإضافة إلى ما ذكرته أعلاه، هناك بعض النصائح الإضافية التي تساعدك في الفوز بعقود صيانة وإدارة المرافق، وهي:
1- ركز على إبراز خبرة الفريق واطلاعه على التفاصيل في هذا المجال، وشارك منجزاتك والتراخيص التي حصلت عليها، ليث بك العملاء أكثر.
2- تحلى بالمرونة: أحيانًا يطلب العميل تقديم خدمات أو عروض إضافية لم تتوقعها، وهنا عليك أن تكون مستعدًا للتكيف مع احتياجاته. مثال: يمكنك تقديم خدمات إضافية، مثل خدمات النظافة أو خدمات الأمن، إذا طلبها العميل.
3- تفانى في الحفاظ على العلاقة: فبعد أن تفوز بعقد، من المهم أن تحافظ على العلاقة مع العميل وأن تقدم خدمات عالية الجودة باستمرار؛ لأن ذلك يقودك إلى الفوز بعقود أخرى في المستقبل. مثال: تستطيع إنشاء برنامج ولاء العملاء.
4- استعرض التحسينات التي تقوم بها في عملك من خلال تقارير دورية تُرسل إلى العميل.
5- قدم خدمات مجانية. نعم هذا ليس خسارة، فالعميل دائما يحب شعور الفوز في الصفقة، وحين تكون البنود المجانية ضمن عقد كبير، فكل الأطراف رابح.
إذا كنت مدير شركة ناشئة في مجال إدارة المرافق فاحرص على سرعة الفوز بعقود صغيرة بدلا من الانتظار طويلا في سبيل عقود كبيرة. الأولوية الآن بناء فريق وسجل جميل من الخبرات، ولو كانت يسيرة.
ختامًا لا تنس بأن التجربة العملية على أرض الواقع تكسبك المزيد من المعرفة والمهارات التي تمكنك من كسب عقود إدارة المرافق بكل جدارة، لذلك وزان بين جانبي الاطلاع والمعرفة والتجربة والخبرة لتنال المراد وتحقق أهدافك.
[١] 10 Tips for Winning Facility Management Contracts