إدارة العقارات والمرافق ليست مجرد عملية يومية تقتصر على تأجير المساحات وصيانة المباني، فهي رحلةٌ استثنائية تتطلب أسسًا قوية ورؤية واضحة وتخطيطًا دقيقًا؛ لاسيما مع وجود منافسة قوية في ساحة الإدارة العقارية والمرافق. لذلك؛ سنستعرض في هذه المقالة أهم النصائح والخطوات التي يمكن لأي راغب في تأسيس شركة لإدارة المرافق الاستفادة منها للنجاح في هذا القطاع المزدهر في المملكة.
إدارة العقارات والمرافق ليست مجرد عملية يومية تقتصر على تأجير المساحات وصيانة المباني، فهي رحلةٌ استثنائية تتطلب أسسًا قوية ورؤية واضحة وتخطيطًا دقيقًا؛ لاسيما مع وجود منافسة قوية في ساحة الإدارة العقارية والمرافق.
لذلك؛ سنستعرض في هذه المقالة أهم النصائح والخطوات التي يمكن لأي راغب في تأسيس شركة لإدارة المرافق الاستفادة منها للنجاح في هذا القطاع المزدهر في المملكة.
إدارة المرافق هي مجال يتضمن عدة تخصصات، يهتم بتنسيق وتنظيم العمليات المتعلقة بالمباني والبنية التحتية والخدمات المرتبطة بها، بهدف تحقيق انسجام بين الخدمات المتداخلة.
تشمل خدمات إدارة المرافق العديد من المهام، مثل صيانة المباني التجارية والعامة مثل الفنادق والمدارس والمستشفيات والمطارات وغيرها. تتضمن هذه المهام الاهتمام بأنظمة التكييف والإضاءة والكهرباء والسباكة والنظافة العامة والديكور والأمان والسلامة. يمكن استخدام برامج الكمبيوتر للمساعدة في تنفيذ بعض أو كل هذه المهام.
تُعتبر هذه المهام دعمًا أو خدمات غير أساسية للمنظمة المالكة، حيث ليست هي الأعمال الرئيسية التي تقوم بها المنظمة. ومع ذلك، فإنها ضرورية للحفاظ على جودة وسلامة المرافق وضمان استدامتها على المدى الطويل.
يشهد العالم نمو الاستثمارات التي تقوم بها المملكة لتنويع اقتصادها وتحسين بنيتها التحتية في مجالات مثل التخطيط الحضري، والمراكز اللوجستية، والاهتمام السياحي، وللمحافظة على استدامة هذه المرافق ارتفع الطلب بشكل غير مسبوق على خدمات إدارة المرافق في المملكة. ويُعتبر نشاط إدارة المرافق أحد الأنشطة المشمولة بنظام الوساطة العقارية الذي بدأ تطبيقه في منتصف عام 2023، لتمكين القطاع العقاري وحوكمته، ورقمنة عملياته، وخدمة مستفيديه بسلاسة.
ويُتوقع أن يتجاوز حجم سوق إدارة المرافق في المملكة في عام (2024) 8.73 مليار دولار وتشير التوقعات إلى استمرار نموه في الأعوام القادمة ليصل في عام (2029) إلى 15.79 مليار دولار، لذا فقد سارعت الهيئة العامة للعقار خطواتها نحو إصدار أول تشريع عقاري لإدارة المرافق في القطاع العقاري السعودي وذلك بحلول نهاية الربع الأول من عام 2024.
هناك عدة خطوات أساسية يجب اتباعها ومراعاة تفاصيلها الضرورية التي قد لا تكون واضحة إلا عند البدء؛ لذلك، يُنصح بالتوقف عند كل خطوة وفهمها جيدًا قبل تأسيس شركة إدارة مرافق.
إجراء دراسة متأنية للسوق وتحديد الفرص والاحتياجات المحتملة في مجال إدارة المرافق.وتحليل المنافسة وتحديد الفرص التجارية الممكنة.
التعرف على المتطلبات القانونية الخاصة بإنشاء شركة إدارة المرافق، بما في ذلك إجراءات التراخيص والمستندات المطلوبة للحصول عليه.
اختيار اسم مبتكر للشركة، يمكن أن يكون الاسم الشخصي أو ابتكار اسم ذي صلة بالمجال.
تحديد موقع مناسب لمقر الشركة يكون مناسبًا لاستقبال العملاء وإجراء المكالمات الهاتفية والاجتماعات.
فتح حساب بنكي تجاري منفصل عن الحساب الشخصي للشركة.
إنشاء وسائل اتصال خاصة بالشركة، وموقع إلكتروني احترافي يشرح خدمات الشركة؛ ليسهل التواصل بين مالكي العقارات والمستأجرين.
التواصل مع وكلاء العقارات في منطقتك واستكشاف الإعلانات للعثور على العقارات المتاحة للإيجار والإدارة.
توظيف متخصصين مثل محاسب ملم بالعقارات، ومدير أملاك، وفنيين.
الاستعانة بمحامٍ متخصص في العقارات للتحقق من الوثائق القانونية وتجنب المخاطر القانونية وحماية الشركة وأصولها.
تشكيل فريق من المقاولين المرخصين لتوفير خدمات الصيانة، مثل الكهرباء والديكور وخدمات التدفئة والتهوية والتبريد وتنسيق الحدائق ومكافحة الحشرات والسباكة وغيرها.
توظيف التقنيات اللازمة لإدارة الممتلكات التي تقدمها الشركة، مثل برامج إدارة العقارات وأنظمة المراقبة وأدوات التواصل عبر الإنترنت.
تحديد أسعار الخدمات التي تقدمها الشركة بناءً على المنافسة في السوق وتكاليف العمل والأرباح المتوقعة.
وضع خطة تسويقية فعالة للترويج للشركة وجذب عملاء جدد، مثل إعلانات مدفوعة على وسائل التواصل الاجتماعي والإعلانات المطبوعة والتسويق عبر البريد الإلكتروني والتواجد في المعارض العقارية المحلية.
إنشاء عقود شفافة وقانونية للتعامل مع المالكين والمستأجرين، وتأكد من أنها تحمي حقوق الشركة وتحدد المسؤوليات والتزامات الطرفين.
أما فريق العمل فيفضل أن يتم تشكيلهم بحرص وعناية لضمان تشغيل سلس وفعال للمرافق، وتوفير بيئة آمنة ومريحة للمستأجرين والمالكين،وفيما يلي نستعرض أهم المواصفات والمهام الرئيسية التي يجب لفريق العمل :
يجب أن يكون لدى مدير المرافق خبرة واسعة في إدارة المرافق ومعرفة عميقة بتحليل احتياجات المرافق وتخطيطها بشكل إستراتيجي. يتولى مدير المرافق المسؤولية عن تشغيل وصيانة المرافق بطريقة فعالة، ويضمن توفير الخدمات الأساسية للمستأجرين والمالكين.
يلزم أن يكون لدى مهندسي المرافق مؤهلات في المجالات المعمارية والهندسية المتعلقة بالمرافق والصيانة. يقومون بتصميم وتنفيذ المشاريع المتعلقة بالمرافق وضمان سلامتها وكفاءتها.
يجب أن يكون لدى فريق الصيانة مهارات تقنية في صيانة وإصلاح مختلف المرافق والأجهزة. يعملون على رصد حالة المرافق وتنفيذ الصيانة الوقائية و التصليحات اللازمة لضمان عملها بكفاءة عالية.
ينبغي أن يكون لدى خبراء السلامة والأمن المتخصصين خبرة في مجالات السلامة والأمن وقدرة على تحليل المخاطر المحتملة وتنفيذ إجراءات الأمن اللازمة. يعملون على تطوير وتنفيذ سياسات وإجراءات السلامة والأمان والتأكد من سلامة المستأجرين والممتلكات.
يجب أن يكون لدى فريق إدارة المشاريع مهارات إدارية وقدرة على التخطيط وتنفيذ مشاريع تحسين المرافق. يتولون مسؤولية تنسيق وتنفيذ المشاريع الهندسية والتأكد من تنفيذها بالمواصفات المطلوبة وفي الوقت المحدد.
يتعين على المحامي الذي يعمل لصالح الشركة أن يكون ذا خبرة واسعة في مجال القانون المتعلق بإدارة العقارات والشؤون التجارية. يقوم المحامي بتوفير المشورة القانونية وضمان امتثال الشركة للقوانين واللوائح المعمول بها.
الأمور المذكورة أعلاه تتطلب ملاءة مالية وخبرة إدارية كبيرة في المجال، ولكن بإمكانك البدء بطريقة أكثر رشاقة بتعيين مدير مشاريع، وفني بمهارات شاملة، ومحاسب. أما باقي الخدمات فتكون بالتعاقد مع طرف ثالث عند الحاجة. بهذه الطريقة تخفض التكاليف التشغيلية، ويكون تركيزك على تقديم أفضل خدمة للعميل.
عدم رفض أي صفقات حتى ولو كانت غير مجزية ماليًا، خاصة في البدايات، فقد يؤدي التعامل الجيد مع هذه الصفقات إلى فرص أفضل في المستقبل.
تطوير خطة عمل متكاملة تشمل التخطيط والأهداف والإستراتيجيات لنجاح العمل على المدى الطويل.
دراسة السوق وفهم العملاء وتطوير المهارات والأدوات بشكل مستمر.
ضبط النفقات بدقة، وتجنب إنفاق أكثر مما تستطيع الشركة.
السعي لكسب سمعة طيبة بين الجمهور وتطوير علاقات طويلة المدى مع العملاء والزملاء.
تقديم إجابات شافية لأسئلة العملاء المحتملين.
هناك عدة تحديات وعراقيل تواجه مديري الأملاك في بداية تأسيس الشركة ، منها:
قد يواجه مديرو الأملاك تنافس قوي من شركات إدارة المرافق الأخرى. لذا، يجب تقديم قيمة مضافة للعملاء للتفوق في السوق.
قد تحدث تغييرات في التشريعات واللوائح المتعلقة بإدارة المرافق. لذلك يحتاج مديرو الأملاك إلى ضمان الامتثال لهذه التغيرات وتكييف عملك وفقًا لها.
قد يواجه مديرو الأملاك تحديات في التواصل الفعال وإدارة العلاقات؛ لذلك يجب بناء علاقات جيدة مع المستأجرين والمالكين والشركات المتعاقدة الأخرى. للحفاظ على سمعة الشركة.
يجب تخطيط وإدارة الموارد بشكل فعال، بما في ذلك العمالة والمواد والميزانية. حتى يتم تحقيق التوازن بين الكفاءة والجودة والتحكم في التكاليف.
قد يواجه مديرو الأملاك تحديات في تنظيم جدول الصيانة والتعامل مع الأعطال والطوارئ بفعالية؛ لذلك يجب ضمان صيانة وتشغيل سلس وفعال للمرافق.
ختامًا، إدارة شركة مرافق تواجه تحديات متنوعة ومتعددة. ومع ذلك، يمكن تجاوز هذه التحديات من خلال التخطيط الجيد وتنفيذ استراتيجيات فعالة. واتباع نصائح الخبراء والمختصين في هذا المجال و اقتناص أي فرصة، فقد يفتح التعامل الجيد مع هذه الفرص أبوابًا لفرص أفضل في المستقبل.
[1]دليلك لتأسيس شركة إدارة العقارات
[2]تقرير mordor intelligence عن حجم سوق إدارة المرافق في المملكة
[1] https://shorturl.at/hnFJ7
[2] https://www.mordorintelligence.com/industry-reports/saudi-arabia-facility-management-market